Por qué todo empieza aquí
Cada obligación del Reglamento europeo de IA depende de qué herramienta uses y para qué. Un chatbot pide avisos. Un sistema que filtra currículos puede ser de alto riesgo. ChatGPT en manos del comercial pide formación y reglas sobre datos. Si no tienes la lista, vas a ciegas.
Dónde se esconde la IA
La mayoría de las empresas creen que usan dos o tres herramientas de IA. Cuando se hace el inventario aparecen muchas más:
- El CRM que puntúa contactos o sugiere a quién llamar.
- El asistente de redacción del correo o del procesador de textos.
- Las herramientas de diseño que generan imágenes.
- Las campañas de anuncios con segmentación automática.
- El software que transcribe y resume reuniones.
- El chatbot de la web o de WhatsApp.
- Las cuentas personales de ChatGPT que cada empleado usa por su cuenta.
¿Prefieres que te lo deje hecho? Inventario, riesgos, política de uso, avisos, formación registrada y carpeta de evidencias. 1.990 € + IVA, precio cerrado.
Ver el paqueteQué columnas necesita
| Columna | Qué apuntar |
|---|---|
| Herramienta y proveedor | Nombre comercial y empresa que la fabrica |
| Para qué la usáis | La tarea concreta, no la descripción del folleto |
| Quién la usa | Departamentos o personas |
| Qué datos entran | Personales, de clientes, confidenciales o ninguno |
| ¿Habla con clientes? | Sí o no: si es sí, necesita aviso de transparencia |
| ¿Genera contenido que se publica? | Sí o no: puede necesitar etiqueta |
| ¿Decide sobre personas? | Selección, evaluación, crédito: posible alto riesgo |
| Nivel de riesgo | Prohibido, alto, transparencia o mínimo |
| Responsable interno | Quién responde de esa herramienta |
| Revisado el | Fecha de la última revisión |
Cómo hacerlo en una semana
- Día 1. Saca de contabilidad todas las suscripciones de software. Ahí aparece casi todo.
- Días 2 y 3. Pregunta a cada departamento qué usa, también lo gratuito. Sin juicios: si alguien teme una bronca, no te lo dirá.
- Día 4. Rellena las columnas y marca las dudas.
- Día 5. Clasifica el riesgo y decide qué herramientas se quedan, cuáles se prohíben y qué hay que preguntar a cada proveedor.
Y ponle fecha de revisión: el inventario caduca cada vez que alguien da de alta una herramienta nueva.
Plantilla gratuita
En el capítulo 14 de mi libro «Vende más y trabaja menos» tienes una plantilla de inventario de IA y las preguntas que hay que hacer al proveedor. Puedes descargarla gratis aquí.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio tener un inventario de IA?
El Reglamento no usa esa palabra para quien usa IA de otros, pero sin inventario no puedes demostrar que cumples la transparencia, la formación ni las reglas de alto riesgo. Es la base de cualquier cumplimiento.
¿ChatGPT tiene que ir en el inventario?
Sí, y también las cuentas personales que usen tus empleados para trabajar. Son la fuente más habitual de fugas de datos.
Esta guía explica la normativa de forma divulgativa y no es asesoramiento jurídico. No soy abogado: si tu caso lo necesita, consúltalo con uno.